Was in die Zahlungserinnerung gehört
- Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Leistung oder Bauvorhaben und der offene Betrag.
- Das ursprüngliche Fälligkeitsdatum und eine neue, konkrete Frist.
- Bankverbindung und Verwendungszweck, damit die Zahlung zugeordnet werden kann.
- Ein Satz für den Fall, dass sich Zahlung und Schreiben überschnitten haben.
Zahlungserinnerung oder Mahnung?
Die Zahlungserinnerung ist die höfliche erste Stufe. Rechtlich zählt die Mahnung: Leistet der Schuldner auf eine Mahnung nach Fälligkeit nicht, kommt er in Verzug (§ 286 Abs. 1 BGB). Unter Unternehmern tritt Verzug spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung ein, auch ohne Mahnung (§ 286 Abs. 3 BGB).
Wer Verzugszinsen oder die Pauschale von 40 € verlangen will, nutzt deshalb die Mahnung.
Ton und Frist
Sachlich und freundlich bleiben, keine Vorwürfe. Als Frist sind sieben bis vierzehn Tage üblich. Ein festes Datum ist eindeutiger als „innerhalb von zehn Tagen“.
Für Firmen aus Polen
Die zweisprachige Fassung Deutsch-Polnisch hilft polnischen Firmen, die für deutsche Auftraggeber arbeiten: Das Schreiben geht auf Deutsch raus, die polnische Zeile darunter zeigt, was drinsteht.
Rechtsgrundlagen: BGB §§ 286, 288 (gesetze-im-internet.de, abgerufen am 08.11.2026). Stand: 08.11.2026 · Vorlage ohne Gewähr. Die Vorlage ersetzt keine Rechtsberatung.