Stundenzettel-Vorlage 2026: PDF und Excel kostenlos
Monatsvorlage für die Baustelle und für jeden anderen Betrieb. Das PDF füllen Sie am Computer oder Handy aus, oder Sie drucken es leer aus. Die Excel-Datei setzt Datum und Wochentag selbst ein, rechnet die Arbeitszeit pro Tag aus, auch bei Nachtschicht, und bildet die Monatssumme. Kostenlos und ohne Anmeldung.
Stand: 31.10.2026
Stundenzettel für November 2026, Dezember 2026 und 2027
Datum und Wochentag sind schon eingetragen, Wochenenden farbig markiert. Neben jedem Monat liegt die zweisprachige Fassung Deutsch-Polnisch.
Alle Vorlagen: Deutsch, zweisprachig und Polnisch
Stundenzettel Deutsch-Polnisch
Jede Spalte auf Deutsch und Polnisch. Arbeiter aus Polen verstehen, was sie eintragen, und bei einer Prüfung liegt die Aufzeichnung auf Deutsch vor.
Stundenzettel ausfüllen: Beispiel
- Am 2. November arbeitet Max von 7:00 bis 16:30 und macht 45 Minuten Pause. Neuneinhalb Stunden auf der Baustelle minus 45 Minuten Pause ergeben 8,75 Stunden Arbeitszeit.
- Die Pause steht in Minuten. Bei mehr als sechs bis neun Stunden Arbeit sind mindestens 30 Minuten Pflicht, bei mehr als neun Stunden 45 Minuten (§ 4 ArbZG).
- Krank, Urlaub oder Feiertag: Zeiten leer lassen und in der Spalte Tätigkeit K, U oder F eintragen.
- Nachtschicht: Beginn 22:00 und Ende 6:00 eintragen. Die Excel-Vorlage erkennt den Tageswechsel und kommt mit 30 Minuten Pause auf 7,5 Stunden.
- Die Arbeitszeit steht in Dezimalstunden: 30 Minuten sind 0,5 Stunden, 45 Minuten sind 0,75 Stunden.
Was im Stundenzettel stehen muss
- Beginn der täglichen Arbeitszeit.
- Ende der täglichen Arbeitszeit.
- Dauer der täglichen Arbeitszeit, also ohne Pausen.
- Name und Datum, damit sich jede Zeile einer Person und einem Tag zuordnen lässt.
Beginn, Ende und Dauer verlangt § 17 Abs. 1 MiLoG. Eine Unterschrift schreibt das Gesetz nicht vor, sie hilft aber, wenn später jemand die Stunden bestreitet.
So füllen Sie die Vorlage aus
- Kopf ausfüllen: Name, Arbeitgeber, Baustelle und Monat.
- Jeden Tag Beginn und Ende als Uhrzeit eintragen, zum Beispiel 7:00 und 16:30, dazu die Pause in Minuten.
- Arbeitszeit eintragen: Ende minus Beginn minus Pause. In Excel erscheint sie von selbst.
- Am besten täglich eintragen. Spätestens am siebten Kalendertag nach dem Arbeitstag muss der Eintrag stehen.
- Am Monatsende die Summe prüfen, unterschreiben lassen und mindestens zwei Jahre aufbewahren.
PDF oder Excel?
PDF: Die Felder lassen sich am Computer oder Handy in einem PDF-Programm wie Adobe Acrobat Reader ausfüllen. Ausgedruckt ist es eine leere Tabelle für den Stift.
Excel: Oben Monat und Jahr eintragen, dann erscheinen Datum und Wochentag, Wochenenden werden markiert. Die Stunden pro Tag und die Monatssumme rechnet die Datei selbst.
Aufzeichnungspflicht am Bau
Im Baugewerbe zeichnet der Arbeitgeber Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit jedes Arbeitnehmers auf, spätestens bis zum Ablauf des siebten Kalendertages nach dem Arbeitstag. Die Aufzeichnungen bewahrt er mindestens zwei Jahre auf (§ 17 Abs. 1 MiLoG, das Baugewerbe nennt § 2a SchwarzArbG).
Das gilt auch für Arbeitgeber aus Polen. Die Unterlagen liegen auf Deutsch in Deutschland bereit, solange die Leute hier arbeiten, mindestens für die Dauer des Auftrags, und auf Verlangen der Prüfbehörde auch auf der Baustelle (§ 17 Abs. 2 MiLoG).
Zusätzlich verlangt § 16 Abs. 2 ArbZG, jede Arbeitszeit über acht Stunden am Werktag aufzuzeichnen.
Fehlt die Aufzeichnung, ist sie unvollständig oder kommt sie zu spät, droht ein Bußgeld bis 50.000 € (§ 21 Abs. 1 Nr. 8 und Abs. 3 MiLoG).
Arbeitszeit in Deutschland im RatgeberBrutto-Netto-Rechner 2026 für Arbeitnehmer aus PolenRechtsgrundlagen: §§ 17 und 21 MiLoG, §§ 3, 4 und 16 ArbZG, § 2a SchwarzArbG (gesetze-im-internet.de, abgerufen am 31.10.2026). Die Vorlagen ersetzen keine Rechtsberatung.
FAQ
Muss der Arbeitnehmer den Stundenzettel unterschreiben?
Das Gesetz verlangt keine Unterschrift, nur die Aufzeichnung von Beginn, Ende und Dauer. Mit den Unterschriften von Arbeiter und Vorarbeiter taugt der Zettel aber besser als Nachweis, wenn es Streit um die Stunden gibt.
Darf der Arbeiter den Stundenzettel selbst ausfüllen?
Ja, das MiLoG legt nicht fest, wer die Einträge macht. Verpflichtet ist der Arbeitgeber, er bleibt also dafür verantwortlich, dass die Aufzeichnung vollständig ist und rechtzeitig vorliegt.
Wie trage ich Krankheit, Urlaub oder Feiertage ein?
Beginn, Ende und Pause bleiben leer, in der Spalte Tätigkeit steht K für krank, U für Urlaub oder F für Feiertag. So sieht jeder, warum an dem Tag keine Stunden stehen.
Wie viel Pause muss im Stundenzettel stehen?
Bei mehr als sechs bis neun Stunden Arbeit mindestens 30 Minuten, bei mehr als neun Stunden mindestens 45 Minuten. Die Pause darf in Abschnitte von mindestens 15 Minuten geteilt werden (§ 4 ArbZG).
Wie lange muss ich Stundenzettel aufbewahren?
Mindestens zwei Jahre ab dem Zeitpunkt, zu dem die Aufzeichnung fällig war (§ 17 Abs. 1 MiLoG). Für Nachweise über Arbeitszeit über acht Stunden gilt nach § 16 Abs. 2 ArbZG ebenfalls eine Frist von zwei Jahren.
Reicht ein Stundenzettel auf Papier?
Das MiLoG schreibt keine Form vor. Papier, Excel oder eine App sind möglich, solange für jeden Tag Beginn, Ende und Dauer festgehalten sind und sich die Aufzeichnung bei einer Prüfung vorlegen lässt.
Gibt es den Stundenzettel auch auf Polnisch?
Ja, als polnische Fassung und als zweisprachige Fassung Deutsch-Polnisch. In der zweisprachigen steht jede Spalte in beiden Sprachen. Arbeiter aus Polen verstehen die Felder, und der Nachweis liegt trotzdem auf Deutsch vor.