Delegowanie do Niemiec krok po kroku — dokumenty, zgłoszenie, kontrola

Faza 1 — przygotowanie w Polsce

• ✓Wniosek o A1 dla każdego pracownika — składany 3–4 tygodnie przed wyjazdem przez PUE ZUS (formularz US-4).
• ✓Karta EKUZ dla każdego pracownika — bezpłatnie w NFZ.
• ✓Aneks do umowy o pracę: kraj i miejsce wykonywania pracy, okres delegowania, wynagrodzenie nie niższe niż niemieckie minimum branżowe, zasady zwrotu kosztów podróży i zakwaterowania.
• ✓Osoba do kontaktu w Niemczech — zwykle brygadzista; jej dane trafiają do zgłoszenia i do niej zwraca się kontrola.
• ✓Wzór ewidencji czasu pracy przekazany brygadziście wraz z instrukcją prowadzenia.
• ✓Ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej firmy obejmujące prace na terenie Niemiec.

Faza 2 — zgłoszenie delegowania

Zagraniczny pracodawca musi zgłosić delegowanie niemieckiej administracji celnej przed rozpoczęciem prac. Zgłoszenie jest bezpłatne i składa się elektronicznie w portalu meldeportal-mindestlohn.de.

1. 1

   Załóż konto w portalu

   Rejestracja firmy w meldeportal-mindestlohn.de. Konto zakłada się raz i używa przy kolejnych zgłoszeniach.

2. 2

   Wypełnij zgłoszenie

   Dane firmy, lista delegowanych pracowników, okres prac, dokładny adres budowy, branża, dane osoby kontaktowej w Niemczech oraz miejsce przechowywania dokumentacji.

3. 3

   Wyślij przed pierwszym dniem pracy

   Zgłoszenie musi być złożone zanim brygada wejdzie na budowę — nie ma tu okresu przejściowego.

4. 4

   Aktualizuj zmiany

   Zmiana składu brygady, przedłużenie kontraktu albo inny adres budowy wymagają zgłoszenia zmiany.

5. 5

   Zachowaj potwierdzenie

   Potwierdzenie zgłoszenia trzymaj razem z dokumentacją budowy — kontrola pyta o nie w pierwszej kolejności.

Faza 3 — na budowie

• ✓Dokument tożsamości każdego pracownika — dowód lub paszport.
• ✓Papierowa kopia A1 przy pracowniku lub w teczce brygadzisty.
• ✓Karta EKUZ.
• ✓Ewidencja czasu pracy prowadzona na bieżąco, uzupełniana najpóźniej siódmego dnia po wykonaniu pracy.
• ✓Umowy o pracę i dowody wypłat dostępne w Niemczech lub możliwe do okazania niezwłocznie.
• ✓Potwierdzenie zgłoszenia z portalu.
• ✓Protokół szkolenia stanowiskowego BHP przeprowadzonego przez kierownika budowy.

Kontrolę prowadzi FKS — jednostka administracji celnej zajmująca się nielegalnym zatrudnieniem. Inspektorzy mają prawo wejść na teren budowy, legitymować pracowników, przesłuchiwać ich w sprawie wysokości wynagrodzenia i godzin pracy oraz żądać dokumentów od firmy.

Podsumowanie obowiązków