Phase 1 — Vorbereitung in Polen
- A1-Antrag für jeden Mitarbeiter — 3–4 Wochen vor Einsatzbeginn über PUE ZUS (Formular US-4).
- Europäische Krankenversicherungskarte für jeden Mitarbeiter — kostenfrei beim NFZ.
- Entsendevereinbarung zum Arbeitsvertrag: Einsatzland und -ort, Zeitraum, Entgelt mindestens in Höhe der deutschen Branchenuntergrenze, Regelungen zu Fahrt- und Unterkunftskosten.
- Ansprechpartner in Deutschland — meist der Vorarbeiter; seine Daten gehören in die Meldung.
- Vorlage für die Arbeitszeitaufzeichnung samt Anleitung für den Vorarbeiter.
- Betriebshaftpflichtversicherung mit Deckung für Arbeiten in Deutschland.
Phase 2 — Meldung der Entsendung
Ausländische Arbeitgeber müssen die Entsendung vor Arbeitsbeginn bei der Zollverwaltung anmelden. Die Meldung ist kostenfrei und erfolgt elektronisch über meldeportal-mindestlohn.de.
- 1
Konto im Portal anlegen
Einmalige Registrierung des Unternehmens unter meldeportal-mindestlohn.de.
- 2
Meldung ausfüllen
Firmendaten, Liste der entsandten Arbeitnehmer, Einsatzzeitraum, genaue Einsatzadresse, Branche, Ansprechpartner und Ort der Unterlagenaufbewahrung.
- 3
Vor dem ersten Arbeitstag absenden
Die Meldung muss vorliegen, bevor der Trupp die Baustelle betritt — eine Übergangsfrist gibt es nicht.
- 4
Änderungen nachmelden
Wechsel in der Besetzung, Verlängerung oder ein anderer Einsatzort erfordern eine Änderungsmeldung.
- 5
Bestätigung aufbewahren
Die Eingangsbestätigung gehört zu den Bauunterlagen — die Kontrolle fragt zuerst danach.
Phase 3 — auf der Baustelle
- Ausweisdokument jedes Mitarbeiters.
- A1 als Papierkopie beim Mitarbeiter oder in der Mappe des Vorarbeiters.
- Europäische Krankenversicherungskarte.
- Laufend geführte Arbeitszeitaufzeichnung, spätestens sieben Tage nach der Leistung ergänzt.
- Arbeitsverträge und Lohnnachweise in Deutschland verfügbar oder unverzüglich vorlegbar.
- Bestätigung der Meldung aus dem Portal.
- Protokoll der Sicherheitsunterweisung durch die Bauleitung.
Die Kontrolle führt die FKS durch. Die Prüfer dürfen die Baustelle betreten, Personalien aufnehmen, Beschäftigte zu Lohnhöhe und Arbeitszeiten befragen und Unterlagen vom Unternehmen anfordern.
Pflichten im Überblick
| Pflicht | Verantwortlich | Frist |
|---|---|---|
| A1-Antrag (US-4) | Arbeitgeber | 3–4 Wochen vor Abreise |
| Krankenversicherungskarte | Arbeitnehmer | Vor Abreise |
| Entsendevereinbarung | Arbeitgeber und Arbeitnehmer | Vor Abreise |
| Meldung im Meldeportal | Arbeitgeber | Vor dem ersten Arbeitstag |
| Arbeitszeitaufzeichnung | Vorarbeiter | Laufend, max. 7 Tage nach der Leistung |
| Aufbewahrung der Unterlagen | Arbeitgeber | 2 Jahre |